Khai báo hải quan là bước bắt buộc trong mọi hoạt động xuất nhập khẩu hàng hóa và đóng vai trò then chốt quyết định tiến độ thông quan cũng như chi phí logistics của doanh nghiệp. Tuy nhiên, với hệ thống văn bản pháp luật ngày càng cập nhật, quy trình khai báo hải quan điện tử qua VNACCS/VCIS cùng nhiều yêu cầu về hồ sơ, mã HS, thuế và quản lý chuyên ngành, không ít doanh nghiệp vẫn gặp lúng túng khi thực hiện khai báo. Trong bài viết này, Navin Logistics sẽ giúp bạn hiểu rõ khai báo hải quan là gì, quy trình khai báo hải quan điện tử chi tiết, hồ sơ cần chuẩn bị và những lưu ý quan trọng mới nhất năm 2026 để hạn chế rủi ro và tối ưu hoạt động xuất nhập khẩu.

Mục lục

Khai báo hải quan là gì?

Khai báo hải quan là việc người khai hải quan cung cấp đầy đủ, trung thực các thông tin liên quan đến hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu, phương tiện vận tải, trị giá, mã HS, thuế và các nghĩa vụ liên quan cho cơ quan hải quan theo mẫu, hình thức và thời hạn do pháp luật quy định.

Theo Luật Hải quan số 54/2014/QH13, khai báo hải quan là một trong những nghĩa vụ bắt buộc của người khai hải quan khi làm thủ tục hải quan đối với hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu.

Hiện nay, hoạt động khai báo hải quan tại Việt Nam được thực hiện chủ yếu dưới hình thức khai báo điện tử thông qua Hệ thống thông quan tự động VNACCS/VCIS, giúp rút ngắn thời gian xử lý hồ sơ và nâng cao tính minh bạch.

Người tham gia hoạt động khai hải quan tại Việt Nam gồm:

Chủ hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu: Cá nhân hoặc tổ chức sở hữu hàng hóa tham gia vào hoạt động xuất nhập khẩu.

Chủ phương tiện, người điều khiển phương tiện vận tải: Người sở hữu hoặc điều khiển phương tiện (xe, tàu biển, contairner, máy bay,…) thực hiện việc xuất cảnh, nhập cảnh, quá cảnh hoặc được ủy quyền theo đúng giấy tờ pháp lý quy định.

Đại lý làm thủ tục hải quan: Các cá nhân hoặc tổ chức có năng lực nghiệp vụ thực hiện khai bao hải quan điện tử và các thủ tục hải quan.

Người thực hiện dịch vụ quá cảnh hàng hóa, trung chuyển hàng quá.

Người được ủy quyền: Chủ hàng hóa hoặc chủ phương tiện ủy quyền đảm bảo đầy đủ giấy tờ pháp lý theo quy định cho cá nhân hoặc đại lý thực hiện thủ tục hải quan thay mình.

Doanh nghiệp cung ứng dịch vụ bưu chính quốc tế, dịch vụ vận chuyển phát nhanh quốc tế: Các công ty này thực hiện các thủ tục khai báo hải quan thay cho chủ hàng hóa đối với hàng hóa chuyển phát nhanh.

Cơ sở pháp lý điều chỉnh hoạt động khai báo hải quan

Hoạt động khai báo hải quan tại Việt Nam hiện nay được điều chỉnh bởi các văn bản pháp luật chính sau:

Luật Hải quan năm 2018.

Nghị định 08/2015/NĐ-CP (được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 59/2018/NĐ-CP): Quy định chi tiết và biện pháp thi hành Luật Hải quan về thủ tục hải quan, kiểm tra, giám sát, kiểm soát hải quan.

Thông tư 38/2015/TT-BTC: Quy định về thủ tục hải quan; kiểm tra, giám sát hải quan; thuế xuất khẩu, thuế nhập khẩu và quản lý thuế đối với hàng hoá xuất khẩu, nhập khẩu do Bộ trưởng Bộ Tài chính ban hành.

Ngoài các văn bản về hải quan, việc khai báo còn chịu sự điều chỉnh của các văn bản pháp luật chuyên ngành, tùy thuộc vào từng mặt hàng cụ thể: quản lý chuyên ngành, kiểm tra chất lượng, kiểm dịch, an toàn thực phẩm, cấp phép xuất nhập khẩu. Hàng hóa sẽ không được thông quan nếu chưa hoàn thành nghĩa vụ các văn bản trên.

Các loại hình khai báo hải quan

Hiện nay, mã loại hình tờ khai được điều chỉnh và thực hiện theo:

Quyết định số 1357/QĐ-TCHQ ngày 18/05/2021 của Tổng cục trưởng Tổng cục Hải quan Về việc Ban hành bảng mã loại hình xuất khẩu, nhập khẩu và hướng dẫn sử dụng
Công văn số 4032/TCHQ-GSQL ngày 16/08/2021 của Tổng cục Hải quan về việc hướng dẫn sử dụng mã loại hình

Bảng 1: Bảng mã loại hình tờ khai hải quan

Quy trình khai báo hải quan điện tử chi tiết từng bước

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ khai báo hải quan

Trước khi tiến hành khai báo, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ hải quan phù hợp với loại hình xuất khẩu hoặc nhập khẩu. Hồ sơ bao gồm:

Hợp đồng thương mại
Hóa đơn thương mại (Invoice)
Phiếu đóng gói (Packing List)
Vận đơn (Bill of Lading)
Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O) (nếu có)
Giấy phép chuyên ngành (nếu có)
Mã số HS, giá trị hàng hóa, loại hình (A11, B11, E52,…)

Bước 2: Khai báo thông tin trên hệ thống hải quan điện tử

Người khai hải quan thực hiện nhập liệu thông tin trên hệ thống VNACCS bằng phần mền Thái Sơn hoặc phần mềm tích hợp (FPT, Softech,…), bao gồm:

Thông tin người xuất khẩu, nhập khẩu
Thông tin hàng hóa
Mã HS
Đính kèm chứng từ dấu mộc scan
Ký số và truyền tờ khai

Hình 1: Màn hình phần mềm VNACCS-ECUS

Bước 3: Phân luồng tờ khai hải quan

Sau khi truyền tờ khai, hệ thống sẽ tự động tiếp nhận và phân luồng gồm 3 luồng:

Luồng xanh: Thông quan ngay
Luồng vàng: Kiểm tra hồ sơ, chứng từ
Luồng đỏ: Kiểm tra hồ sơ và kiểm tra thực tế hàng hóa

Việc phân luồng phụ thuộc vào mức độ tuân tủ pháp luật và lịch sử hoạt động của doanh nghiệp. Nếu là doanh nghiệp mới, thông thường các lô hàng đầu sẽ bị phân luồng vào luồng vàng hoặc luồng đỏ.

Bước 4: Thực hiện nghĩa vụ nộp thuế (nếu có)

Người khai hải quan thực hiện nộp các khoản thuế qua hệ thống ngân hàng thương mại tích hợp hoặc trực tiếp tại kho bạc nhà nước, phí theo thông báo của cơ quan hải quan (nếu có), gồm:

Thuế nhập khẩu
Thuế xuất khẩu
Thuế giá trị gia tăng (VAT)
Các loại thuế khác theo quy định

Bước 5: Thông quan hàng hóa và lưu hồ sơ

In tờ khai/mã vạch để xuất/nhận hàng
Lưu hồ sơ, chứng từ trong 5 năm để phục vụ kiêm tra và quyết toán sau thông quan

Các lỗi thường gặp khi khai báo hải quan

5.1. Khai báo sai nhóm hàng, mã loại hình

Do chưa hiểu rõ mục đích của từng loại hình xuất nhập khẩu, nhiều doanh nghiệp khai sai mã loại hình hoặc nhóm hàng, đặc biệt là khi thực hiện khai báo lần đầu.

Việc khai sai loại hình có thể dẫn đến:

Không được khai báo bổ sung
Bị cơ quan hải quan yêu cầu hủy tờ khai
Ảnh hưởng đến nghĩa vụ thuế và báo cáo quyết toán

Cách khắc phục:
Doanh nghiệp cần xác định rõ mục đích kinh doanh xuất nhập khẩu của lô hàng (kinh doanh, gia công, sản xuất xuất khẩu, tạm nhập tái xuất…). Trên cơ sở đó lựa chọn đúng mã loại hình ngay từ đầu, tránh tuyệt đối việc khai sai rồi điều chỉnh.

5.2. Khai sai phương thức vận chuyển

Khai sai phương thức vận chuyển (đường biển, đường hàng không, đường bộ,…) thường xảy ra khi doanh nghiệp quen khai một phương thức cố định và không đối chiếu lại chứng từ vận tải trước khi truyền tờ khai. Lỗi này không được phép khịa bổ sung và phải hủy tờ khai.

Cách khắc phục:

Người khai báo cần kiểm tra kỹ chứng từ vận đơn (Bill of Lading, Airway Bill,…), đối chiếu thông tin trên chứng từ vận tải với nội dung khai báo và đảm bảo phương thức vận chuyển khai trên tờ khai phù hợp.

5.3. Khai sai thông tin người nhập khẩu, người xuất khẩu

Một số nhầm lẫn giữa Người Mua – Người Bán, Người Thanh Toán – Người Nhận Hàng. Đặc biệt, trong giao dịch trung gian, việc khai sai tên người nhập khẩu hoặc xuất khẩu có thể dẫn đến sai chủ thể pháp lý của tờ khai.

Một công ty B ký hợp đồng mua hàng với công ty S nhưng công ty S chỉ đứng vai trò trung gian, việc giao hàng do công ty C thực hiện. Ở đây công ty S là nhà xuất khẩu vì đang có quan hệ trong hợp đồng.

5.4. Khai sai số lượng, trọng lượng hoặc quy cách đóng gói

Người khai báo không nắm rõ cách quy đổi đơn vị hoặc mô tả hàng hóa không đầy đủ, khai sai số lượng kiện, trọng lượng, quy cách đóng gói. Ví dụ, một pallet gồm nhiều thùng, mỗi thùng chứa nhiều sản phẩm người khai báo khai theo tổng số kiện hàng, bên trong có mục riêng để nhập thông tin.

Cách khắc phục: Người khai báo hải quan cần đối chiếu thông tin trên invoice, packing list, vận đơn. Tra cứu danh mục đơn vị chuẩn khi hàng hóa có đơn vị tính khác nhau và cập nhật thông tin chính xác từ nhà cung cấp hoặc kho.

Hình 2: Thông tin nhập hàng hóa tờ khai xuất khẩu

Nên tự khai hay thuê dịch vụ khai hải quan?

Trong thực tế, tự khai hải quan hay thuê dịch vụ phụ thuốc vào nhiều yếu tố như quy mô doanh nghiệp, mức độ phức tạp của hàng hóa, năng lực nội bộ,…

Đối với những doanh nghiệp đã có bộ phận xuất nhập khẩu chuyên trách, có nghiệp vụ làm thủ tục hải quan, việc tự khai báo hải quan giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong việc kiểm soát hồ sơ, tiến độ thông quan và bảo mật dữ liệu nội bộ. Hình thức này phù hợp với các lô hàng có tính chất ổn định, ít thay đổi về chính sách quản lý chuyên ngành. Tuy nhiên, hạn chế lớn nhất của việc tự khai là rủi ro sai sót nếu doanh nghiệp không cập nhật kịp thời các quy định pháp luật mới. Khi phát sinh lỗi khai báo như sai mã HS, sai loại hình hoặc áp sai chính sách thuế, doanh nghiệp sẽ phải tự chịu toàn bộ trách nhiệm pháp lý, bao gồm xử phạt vi phạm hành chính hoặc bị kiểm tra sau thông quan.

Ngược lại, thuê dịch vụ khai báo hải quan là lựa chọn phổ biến đối với các doanh nghiệp mới tham gia xuất nhập khẩu hoặc doanh nghiệp không có nhân sự chuyên sâu về nghiệp vụ hải quan. Đơn vị cung cấp dịch vụ sẽ thay mặt doanh nghiệp thực hiện các thủ tục khai báo, đồng thời tư vấn về hồ sơ, mã HS, chính sách thuế và các yêu cầu quản lý chuyên ngành liên quan đến hàng hóa. Cách làm này giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, giảm áp lực nhân sự và hạn chế rủi ro trong quá trình thông quan. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần lưu ý rằng không phải mọi đơn vị khai thuê đều là đại lý hải quan được công nhận, và trong nhiều trường hợp, trách nhiệm pháp lý cuối cùng vẫn thuộc về chủ hàng.

Việc tự khai hay thuê dịch vụ được xem xét linh hoạt, giải pháp hiệu quả đối với nhiều doanh nghiệp là kết hợp cả hai hình thức tùy theo từng mặt hàng và từng giai đoạn hoạt động.

Xem thêm: Dịch vụ khai thuê hải quan là gì? Lợi ích khi doanh nghiệp sử dụng dịch vụ chuyên nghiệp

Kết luận

Khai báo hải quan không chỉ là thủ tục hành chính bắt buộc mà còn là yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả kinh doanh và mức độ tuân thủ pháp luật của doanh nghiệp xuất nhập khẩu. Việc nắm rõ quy trình, hồ sơ và các lỗi thường gặp sẽ giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong quá trình thông quan, hạn chế phát sinh chi phí và tránh các rủi ro kiểm tra sau thông quan. Với kinh nghiệm thực tế trong lĩnh vực logistics và dịch vụ khai báo hải quan, Navin Logistics sẵn sàng đồng hành, tư vấn và hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện thủ tục hải quan nhanh chóng, chính xác và phù hợp với quy định mới nhất, giúp hàng hóa lưu thông thuận lợi và hoạt động xuất nhập khẩu diễn ra an toàn, hiệu quả.

Navin Logistics – đối tác đáng tin cậy trong dịch vụ khai báo hải quan và vận chuyển quốc tế. Chúng tôi mang đến giải pháp logistics nhanh chóng, chuẩn xác và tối ưu cho mọi nhu cầu xuất nhập khẩu của doanh nghiệp. Liên hệ với chúng tôi ngay hôm nay để được hỗ trợ và mở ra cơ hội hợp tác bền vững!