Trong hoạt động thương mại quốc tế, quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển giữ vai trò quan trọng đối với các doanh nghiệp xuất nhập khẩu tại Việt Nam. Với nhiều loại chứng từ và quy định pháp lý khác nhau, không ít doanh nghiệp gặp khó khăn khi triển khai thực tế. Việc nắm rõ quy trình nhập khẩu giúp doanh nghiệp chủ động trong khâu chuẩn bị hồ sơ, kiểm soát chi phí logistics và hạn chế rủi ro phát sinh trong quá trình thông quan. Bài viết dưới đây sẽ trình bày chi tiết quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển, giúp doanh nghiệp hiểu đúng, làm đúng và áp dụng hiệu quả trong thực tiễn.

Mục lục

Tổng quan về quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển

Khái niệm quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển

Theo Điều 28 Luật Thương mại 2005, nhập khẩu hàng hóa là việc hàng hóa được đưa từ nước ngoài hoặc từ khu vực hải quan riêng vào lãnh thổ Việt Nam và làm thủ tục theo quy định của pháp luật. Trong trường hợp hàng hóa được vận chuyển bằng tàu biển, hoạt động này đồng thời chịu sự điều chỉnh của Bộ luật Hàng hải Việt Nam 2015.

Như vậy, nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển có thể hiểu là việc đưa hàng hóa từ nước ngoài về Việt Nam thông qua phương thức vận chuyển bằng tàu biển và thực hiện đầy đủ các thủ tục hải quan, hàng hải và pháp lý liên quan.

Cơ sở pháp lý điều chỉnh vận chuyển hàng hóa bằng đường biển

Nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển tại Việt Nam liên quan đến hoạt đọng vận chuyển hàng hóa bằng đường biển được điều chỉnh bởi hệ thống văn bản pháp luật đồng bộ bao gồm bộ luật, nghị định và thông tư.

Các Căn cứ pháp lý đang điều chỉnh vận chuyển hàng hóa bằng được biển:

Bộ luật Hàng hải Việt Nam 2015 (Luật số 95/2015/QH13): Văn bản pháp lý nền tảng điều chỉnh hoạt động vận chuyển hàng hóa bằng đường biển, quy định về hợp đồng vận chuyển, vận đơn, quyền và nghĩa vụ của các bên và trách nhiệm bồi thường khi xảy ra mất mát, hư hỏng hàng hóa
Nghị định 37/2022/NĐ-CP: Quy định điều kiện kinh doanh dịch vụ logistics, trong đó có dịch vụ vận tải biển và các dịch vụ hỗ trợ vận tải biển. Là căn cứ để doanh nghiệp đăng ký và triển khai dịch vụ vận chuyển đường biển hợp pháp.
Nghị định 162/2013/NĐ-CP: Quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực hàng hải, áp dụng cho các hành vi vi phạm an toàn, xếp dỡ, bảo quản và vận chuyển hàng hóa bằng đường biển.
Nghị định 23/2017/NĐ-CP: Quy định về hoạt động đại lý hàng hải, bao gồm đại lý tàu biển và đại lý vận tải biển trong quá trình vận chuyển hàng hóa quốc tế.
Thông tư 105/2022/TT-BQP: Quy định quản lý tàu thuyền hoạt động trong vùng biển Việt Nam liên quan đến quốc phòng, an ninh, ảnh hưởng trực tiếp đến việc lựa chọn tuyến và khu vực vận chuyển đường biển.

Lưu ý: Các quy định về điều kiện kinh doanh, xử phạt và quản lý an ninh hàng hải có thể được sửa đổi, bổ sung theo từng giai đoạn, do đó cần cập nhật văn bản mới nhất trước khi triển khai vận chuyển.

Lợi ích của vận chuyển đường biển

Hình 1: 4 lợi ích của vận chuyển đường biển

Chi phí thấp: Vận chuyển đường biển có chi phí trên mỗi đơn vị hàng hóa thấp hơn so với đường hàng không và nhiều tuyến đường bộ, đặc biệt phù hợp với hàng khối lượng lớn hoặc hàng giá trị không quá cao.
Tải trọng lớn: Tàu biển có khả năng chuyên chở khối lượng hàng hóa rất lớn, từ hàng container đến hàng siêu trường, siêu trọng, đáp ứng nhu cầu xuất nhập khẩu quy mô lớn.
Thân thiện với môi trường: So với các phương thức vận tải khác, vận chuyển đường biển có mức phát thải CO₂ trên mỗi tấn hàng thấp hơn, góp phần giảm tác động đến môi trường. Đặc biệt trong bối cảnh các doanh nghiệp ngày càng quan tâm đến xu hướng phát triển bền vững.
Mạng lưới kết nối toàn cầu: Hệ thống cảng biển và tuyến hàng hải quốc tế phủ khắp thế giới, giúp hàng hóa dễ dàng kết nối giữa các thị trường lớn và hỗ trợ hiệu quả cho thương mại toàn cầu.

Các loại hàng hóa nhập khẩu phổ biến được vận chuyển bằng đường biển

Nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển phù hợp với rất nhiều loại hàng hóa khác nhau bao gồm hàng hóa chất, thực phẩm, hàng điện tử, máy móc thiết bị, vật liệu xây dựng và đang dạng các loại hàng hóa khác.

Hàng container: Hàng container là loại hàng hóa được đóng gói trong các thùng container tiêu chuẩn như 20 feet hoặc 40 feet trước khi được xếp lên tàu biển. Container giúp bảo vệ hàng hóa khỏi tác động của môi trường và hỗ trợ việc bốc xếp dễ dàng tại cảng. Các mặt hàng container thường là hàng tiêu dùng, đồ điện tử, máy móc nhỏ và nguyên vật liệu đóng gói.
Hàng đóng gói: Nhóm hàng này bao gồm các loại hàng hóa được đóng gói cẩn thận theo từng kiện, thùng hoặc pallet để dễ dàng xử lý và bảo quản. Ví dụ điển hình là quần áo, sản phẩm gỗ, linh kiện cơ khí, hàng thủ công mỹ nghệ. Hàng đóng gói thường không yêu cầu điều kiện đặc biệt về nhiệt độ hoặc chất lỏng mà vẫn cần được bảo vệ tốt trong quá trình vận chuyển.
Hàng lỏng: Hàng lỏng bao gồm các sản phẩm như dầu thô, các sản phẩm dầu mỏ, hóa chất lỏng và các loại chất lỏng khác được vận chuyển bằng tàu chuyên dụng có bồn chứa lớn. Vận tải hàng lỏng yêu cầu tuân thủ nghiêm ngặt các quy định an toàn để tránh rò rỉ và ô nhiễm môi trường.
Hàng rời: Hàng rời là những mặt hàng không đóng gói theo đơn vị nhỏ, thường ở dạng hạt, bột hoặc cục và được chở với số lượng lớn trong khoang tàu chuyên dụng. Nhóm này bao gồm ngũ cốc, than đá, quặng sắt, xi măng hay vật liệu xây dựng khác. Việc vận chuyển hàng rời biển thường sử dụng tàu chuyên dụng như bulk carrier để tối ưu hóa không gian chứa hàng.
Hàng lạnh: Hàng lạnh là hàng hóa cần duy trì nhiệt độ kiểm soát trong suốt quá trình vận chuyển, chẳng hạn như thực phẩm đông lạnh, rau quả tươi, sản phẩm dược phẩm hoặc các mặt hàng nhạy cảm với nhiệt độ. Hàng lạnh được vận chuyển thông qua container lạnh (reefer container) có hệ thống làm lạnh đáp ứng yêu cầu bảo quản.
Hàng siêu trường siêu trọng: Hàng siêu trường siêu trọng là các sản phẩm có kích thước hoặc khối lượng vượt quá tiêu chuẩn container thường, chẳng hạn như tua-bin điện gió, thiết bị công nghiệp lớn hoặc bộ phận cơ khí cỡ lớn. Những mặt hàng này được chuyên chở bằng tàu chuyên dụng như heavy-lift vessels với thiết kế đặc biệt để đảm bảo an toàn và tải trọng phù hợp.

Quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển (11 bước)

Bước 1: Xin giấy phép nhập khẩu (nếu có)

Trước khi tiến hành nhập khẩu hàng hóa, doanh nghiệp cần xác định mặt hàng có thuộc diện quản lý chuyên ngành hay không. Một số mặt hàng phải xin giấy phép hoặc điều kiện nhập khẩu: Hóa chất, tiền chất công nghiệp, dược phẩm, thực phẩm, thiết bị quân sự,…

Giấy phép nhập khẩu có thể được cung cấp bởi Bộ Công Thương, Bộ Y tế, Bộ Nông nghiệp & Phát triển nông thôn tùy thuộc vào loại mặt hàng.

Bước 2: Đặt lịch tàu

Sau khi ký kế hợp đồng ngoại thương và hoàn thiện thủ tục pháp lý, doanh nghiệp hoặc đơn vị forwarder sẽ tiến hành booking tàu. Doanh nghiệp cần cung cấp các thông tin như:

Tuyến vận chuyển (Cảng đi, cảng truyền tải, cảng đến).
Lịch tàu chạy (ETD) và thời gian tàu đến (ETA).
Tên hàng, trọng lượng hàng.
Thời gian đóng hàng.
Loại hình vận chuyển: FCL (nguyên cont) hoặc LCL (hàng lẻ)
Một số thông tin khác: loại container, nhiệt độ,…

Sau khi booking thành công, hãng tàu sẽ phát thành booking confirmation, đây là chứng từ quan trọng cho các bước tiếp theo.

Bước 3: Theo dõi quá trình đóng hàng và lịch trình tàu

Doanh nghiệp và đơn vị forwarder sẽ theo dõi quá trình đóng hàng tại kho người bán, có thể yêu cầu gửi hình ảnh hoặc video để đảm bảo hàng được đóng gói đúng quy cách, tình trạng container (số cont, số seal), lịch tàu chạy và các thông báo thay đổi (delay, chuyển tàu).

Bước 4: Kiểm tra và xác nhận các chứng từ liên quan đến lô hàng

Bộ chứng từ nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển thông thường bao gồm:

Hợp đồng thương mại (Sales Contract)
Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)
Phiếu đóng gói (Packing List)
Vận đơn đường biển (Bill of Lading)
Chứng nhận xuất xứ (C/O – nếu có)

Doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ các thông tin: tên hàng hóa, số lượng, trọng lượng, hs code, điều kiện incoterms,…

Bước 5: Doanh nghiệp nhận thông báo hàng đến và lấy lệnh giao hàng (D/O)

Khi tàu cập cảng, hãng tàu sẽ gửi Arrival Notice (thông báo hàng đến) là thông báo thời gian cập bến dự kiến cuqar lô hàng được gửi từ hãng tàu, đại lý tới doanh nghiệp. Doanh nghiệp sẽ nhận được thông báo hàng đến trước khi tàu cập cảng nhập trước 1 ngày. Hồ sơ để lấy lệnh giao hàng (D/O):

Giấy giới thiệu
Vận đơn bản gốc
Giấy ủy quyền (nếu có yêu cầu)

Bước 6: Tiến hành đăng ký các chứng nhận đối với lô hàng

Tùy theo mặt hàng nhập khẩu, doanh nghiệp cần nộp đầy đủ hồ sơ liên quan để đăng ký kiểm tra chất lượng, kiểm dịch thực vật/động vật, kiểm tra an toàn thực phẩm, công bố hợp quy,… theo quy định của các cơ quan cấp chứng nhận.

Bước 7: Chuẩn bị hồ sơ khai báo hải quan nhập khẩu

Hồ sơ khai báo hải quan nhập khẩu bao gồm:

Hợp đồng (contract)
Hóa đơn thương mại (commercial invoice)
Phiếu đóng gói (packing list)
Vận đơn (bill of lading)
Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa C/O (nếu có)
Giấy phép nhập khẩu (nếu có)
Các chứng từ khác

Doanh nghiệp tiến hành khai báo trên hệ thống VNACCS/VCIS của tổng cục Hải quan Việt Nam và nộp hồ sơ khai báo trực tuyến hoặc tại quầy hải quan để kiểm tra.

Bước 8: Thông quan và thanh lý tờ khai

Sau khi khai báo, hệ thống hải quan sẽ tự động phân luồng:

Luồng xanh: Thông quan ngay

Luồng vàng: Kiểm tra hồ sơ

Luồng đỏ: Kiểm tra thực tế hàng hóa

Sau khi hoàn tất nghĩa vụ nộp thuế và tờ khai thông quan, doanh nghiệp cần nộp tờ khai hải quan và mã vạch cho hải quan bao gồm 2 bộ để hải quan đóng dấu và trả lại 1 bộ cho doanh nghiệp. Doanh nghiệp cần nộp vào kho 1 bộ chứng từ đóng dấu mộc để kéo hàng ra ngoài.

Bước 9: Vận chuyển hàng hóa về kho lưu trữ

Sau khi lô hàng đã được thông quan, doanh nghiệp tiến hành điều xe và vận chuyển hàng hóa từ cảng về kho lưu trữ hoặc nhà máy. Đây là bước quan trọng nhằm đảm bảo hàng hóa được nhận đúng tiến độ và hạn chế phát sinh chi phí lưu bãi tại cảng.

Để thực hiện vận chuyển hàng về kho, doanh nghiệp cần đến phòng thương vụ của cảng và xuất trình Lệnh giao hàng (Delivery Order – D/O) do hãng tàu cấp để hoàn tất các khoản phí liên quan. Sau khi đóng phí, cảng sẽ cấp các chứng từ cần thiết cho việc lấy hàng.

Các chứng từ thường được bàn giao cho tài xế bao gồm:

Lệnh giao hàng (D/O)
Phiếu EIR (Equipment Interchange Receipt) – xác nhận tình trạng container
Phiếu xuất cổng, phiếu nâng hạ (tùy từng cảng)

Dựa trên các chứng từ này, tài xế được phép đưa container hoặc hàng hóa ra khỏi cảng và vận chuyển về kho theo đúng lộ trình đã đăng ký. Doanh nghiệp cần theo dõi sát thời gian vận chuyển và thời hạn miễn lưu container (free time) để tránh phát sinh chi phí lưu container và lưu bãi.

Bước 10: Dỡ hàng và trả container rỗng

Sau khi hàng được dỡ:

Container rỗng phải được trả về đúng depot theo quy định của hãng tàu
Kiểm tra tình trạng container để tránh bị phạt hư hỏng

Bước 11: Lưu trữ bộ hồ sơ chứng từ

Doanh nghiệp cần lưu trữ đầy đủ hồ sơ nhập khẩu theo quy định, bao gồm:

Tờ khai hải quan
Chứng từ vận chuyển
Chứng từ thương mại
Chứng từ thuế

Việc lưu trữ giúp doanh nghiệp phục vụ kiểm tra sau thông quan, quyết toán thuế và đối chiếu kế toán.

Lưu ý khi nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển

Khi thực hiện nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển, doanh nghiệp cần lưu ý một số điểm quan trọng sau để tránh rủi ro và phát sinh chi phí không cần thiết:

Kiểm tra chính sách nhập khẩu: Xác định hàng hóa có thuộc diện cấm, hạn chế hay quản lý chuyên ngành để xin giấy phép kịp thời.
Xác định đúng mã HS Code: Khai báo chính xác giúp áp đúng thuế và tránh bị truy thu, xử phạt.
Chuẩn bị chứng từ đầy đủ, thống nhất: Invoice, Packing List, Bill of Lading, C/O cần khớp thông tin với nhau.
Theo dõi sát lịch tàu và thông báo hàng đến: Chủ động chuẩn bị hồ sơ, tránh bị động khi hàng cập cảng.
Lưu ý các loại phí phát sinh: Bao gồm phí cảng, phí hãng tàu, phí lưu container, lưu bãi.
Quản lý tốt thời gian free time container: Điều xe, dỡ hàng và trả container đúng hạn để tránh phí phạt.
Lưu trữ hồ sơ nhập khẩu: Phục vụ quyết toán, kiểm tra sau thông quan theo quy định.

Kết luận

Quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển là một chuỗi các bước liên kết chặt chẽ với nhau, đòi hỏi doanh nghiệp thực hiện chính xác từ khâu chuẩn bị pháp lý, chứng từ đến khai báo hải quan và vận chuyển hàng về kho. Việc hiểu rõ và tuân thủ đúng quy trình nhập khẩu không chỉ giúp tối ưu thời gian và chi phí mà còn đảm bảo tuân thủ quy định của pháp luật, hạn chế rủi ro trong hoạt động xuất nhập khẩu.

Tìm hiểu thêm về dịch vụ vận tải đường biển của Navin Logistics: Dịch vụ vận chuyển đường biển

Navin Logistics – đối tác đáng tin cậy trong dịch vụ khai báo hải quan và vận chuyển quốc tế. Chúng tôi mang đến giải pháp logistics nhanh chóng, chuẩn xác và tối ưu cho mọi nhu cầu xuất nhập khẩu của doanh nghiệp. Liên hệ với chúng tôi ngay hôm nay để được hỗ trợ và mở ra cơ hội hợp tác bền vững!