Trong hoạt động xuất nhập khẩu, thủ tục hải quan luôn là bước quan trọng nhưng phức tạp, đòi hỏi hiểu rõ quy định và kinh nghiệm xử lý hồ sơ. Dịch vụ khai thuê hải quan ra đời giúp doanh nghiệp tối ưu quy trình thông quan, tiết kiệm thời gian và hạn chế sai sót. Bài viết này sẽ giải thích dịch vụ khai thuê hải quan là gì và lý do nhiều doanh nghiệp lựa chọn sử dụng dịch vụ chuyên nghiệp.

Khai thuê hải quan là gì?

Định nghĩa của dịch vụ khai thuê hải quan

Dịch vụ khai thuê hải quan là giải pháp hỗ trợ doanh nghiệp trong hoạt động xuất nhập khẩu bằng cách ủy quyền cho một đơn vị có chuyên môn thực hiện các thủ tục kê khai với cơ quan hải quan. Thay vì phải tự chuẩn bị hồ sơ, tra cứu quy định và làm việc trực tiếp với hải quan, doanh nghiệp chỉ cần cung cấp thông tin hàng hóa để đơn vị dịch vụ xử lý toàn bộ quy trình. Cách làm này giúp tiết kiệm đáng kể thời gian, chi phí và hạn chế rủi ro sai sót trong quá trình thông quan.

Trong lĩnh vực logistics, dịch vụ khai báo hải quan (hay còn gọi là dịch vụ thủ tục hải quan) được xem là mắt xích quan trọng giúp hàng hóa lưu thông thuận lợi. Các công ty cung cấp dịch vụ này đảm nhận việc chuẩn bị, nộp và theo dõi tờ khai hải quan đến khi hàng hóa được thông quan. Doanh nghiệp chỉ cần thanh toán khoản phí đã thỏa thuận, mọi thủ tục còn lại sẽ do bên cung cấp dịch vụ thực hiện theo đúng quy định pháp luật.

Phân loại dịch vụ hải quan hiện nay

Hoạt động dịch vụ hải quan hiện được chia thành hai hình thức chính là dịch vụ khai thuê hải quan và dịch vụ đại lý hải quan. Mỗi hình thức có phạm vi trách nhiệm và quy trình thực hiện khác nhau, tùy theo nhu cầu của doanh nghiệp.

Dịch vụ khai thuê hải quan

Đây là hình thức được nhiều doanh nghiệp tại Việt Nam lựa chọn, đặc biệt trong các công ty giao nhận (Forwarder). Ở mô hình này, đơn vị dịch vụ được doanh nghiệp chủ hàng ủy quyền để thực hiện thủ tục khai báo hải quan dưới tên của chính doanh nghiệp. Mọi giao dịch và hồ sơ đều sử dụng chữ ký số của chủ hàng.

Đơn vị khai thuê sẽ đại diện doanh nghiệp làm việc với cơ quan hải quan dựa trên giấy giới thiệu và giấy ủy quyền hợp lệ, đảm bảo hàng hóa được thông quan nhanh chóng và đúng quy định.

Dịch vụ đại lý hải quan

Dịch vụ đại lý hải quan có phạm vi chuyên nghiệp hơn, cho phép đơn vị dịch vụ sử dụng tư cách pháp nhân và chữ ký số của chính họ để thực hiện thủ tục thông quan. Đại lý hải quan hoạt động theo hợp đồng ủy quyền với chủ hàng và chịu trách nhiệm pháp lý đối với tờ khai đã nộp.

Nhân sự của các đại lý hải quan phải có chứng chỉ nghiệp vụ khai hải quan do Tổng cục Hải quan cấp. Nhờ vậy, loại hình này mang tính chuyên nghiệp cao, đảm bảo độ chính xác và tuân thủ quy định của pháp luật trong toàn bộ quy trình thông quan.

Quy trình thực hiện khai thuê hải quan

Bước 1: Tiếp nhận thông tin lô hàng và báo giá dịch vụ

Khách hàng cần cung cấp những thông tin cơ bản của lô hàng để đơn vị khai thuê có thể kiểm tra, xác định loại hàng và đưa ra báo giá chi tiết. Thông tin này thường bao gồm tên hàng hóa, hình ảnh, catalogue, thông số kỹ thuật, chất liệu hoặc thành phần cấu tạo. Với một số mặt hàng đặc thù, cần cung cấp thêm tên khoa học hoặc tờ khai hải quan của lần nhập trước (nếu có). Ngoài ra, việc xác định trọng lượng, thể tích (Kg, CBM), hình thức vận chuyển nguyên container (FCL) hay hàng lẻ (LCL) cũng rất quan trọng. Nếu khách hàng có nhu cầu hỗ trợ vận chuyển hàng từ cảng về kho, cần cung cấp rõ địa chỉ nhận hàng.

Dựa trên thông tin này, đơn vị khai thuê sẽ tra cứu mã HS, tính toán thuế nhập khẩu và xác định quy trình, chính sách quản lý đối với từng mặt hàng. Từ đó, khách hàng được tư vấn chi tiết về thủ tục cần thiết cùng bảng báo giá cụ thể.

(Tra cứu biểu thuế XNK 2025: Biểu thuế XNK 2025)

Ví dụ:

• Đối với mỹ phẩm, cần thực hiện thủ tục công bố sản phẩm trước khi nhập.
• Thực phẩm chức năng phải đăng ký công bố tiêu chuẩn chất lượng.
• Máy móc thiết bị có thể cần kiểm tra chất lượng hoặc chứng nhận hợp quy tùy chủng loại.
• Mỗi nhóm hàng đều có yêu cầu riêng, dẫn đến chi phí thực hiện khác nhau. Việc khách hàng cung cấp càng đầy đủ thông tin sẽ giúp quá trình tư vấn, khai báo và thông quan diễn ra nhanh chóng, chính xác.

Bước 2: Xác nhận báo giá và chuẩn bị hồ sơ chứng từ

Sau khi khách hàng đồng ý với báo giá, bộ chứng từ của lô hàng sẽ được gửi để kiểm tra và hoàn thiện. Hồ sơ bao gồm:

Hợp đồng thương mại (Sales Contract)

Hóa đơn thương mại (Invoice)

Phiếu đóng gói (Packing List)

Vận đơn (Bill of Lading)

Giấy báo hàng đến (Arrival Notice)

C/O – Giấy chứng nhận xuất xứ (nếu có)

Giấy phép nhập khẩu hoặc công bố sản phẩm (với mặt hàng đặc thù)

Tờ khai cũ hoặc hồ sơ kỹ thuật của hàng hóa (nếu có)

Bước 3: Kiểm tra và phản hồi hồ sơ

Đội nghiệp vụ sẽ tiến hành kiểm tra toàn bộ chứng từ để đảm bảo tính chính xác và hợp lệ. Nếu phát hiện sai sót hoặc thiếu thông tin, khách hàng sẽ được hướng dẫn điều chỉnh, bổ sung kịp thời.

Mục tiêu là đảm bảo thông quan nhanh chóng, tiết kiệm chi phí và giảm rủi ro phát sinh trong quá trình khai báo.

Bước 4: Lên và truyền tờ khai hải quan

Sau khi hồ sơ được hoàn thiện và khách hàng phê duyệt, đơn vị khai thuê sẽ lập tờ khai điện tử và truyền tờ khai qua hệ thống hải quan để thực hiện quy trình khai báo chính thức.

Bước 5: Chuẩn bị bộ hồ sơ xuất trình hải quan

Danh mục chứng từ cần nộp sẽ được hướng dẫn cụ thể để khách hàng chuẩn bị và gửi bản cứng đến văn phòng làm thủ tục. Điều này giúp đảm bảo quá trình làm việc với cơ quan hải quan diễn ra suôn sẻ và đúng quy định.

Bước 6: Nộp thuế và thực hiện ủy quyền

Tiền thuế nhập khẩu: Khách hàng có thể nộp trực tiếp vào kho bạc Nhà nước hoặc ủy quyền cho đơn vị khai thuê hải quan nộp thay.

Phí ủy quyền: Có thể thanh toán qua chuyển khoản hoặc tiền mặt tùy thỏa thuận.

Đơn vị dịch vụ sẽ hỗ trợ chuẩn bị giấy nộp tiền và các biểu mẫu cần thiết, giúp khách hàng tiết kiệm thời gian xử lý thủ tục.

Bước 7: Thông quan và giao hàng

Khi tờ khai đã được thông quan, đội ngũ hiện trường tiến hành làm thủ tục nhận hàng tại cảng hoặc sân bay và vận chuyển hàng về kho của khách hàng theo yêu cầu.

Bước 8: Hoàn tất chứng từ và thanh toán

Sau khi bàn giao hàng hóa và hoàn thành thủ tục thông quan, khách hàng sẽ nhận được bộ chứng từ scan của lô hàng và hóa đơn thanh toán dịch vụ.

Các dịch vụ khai thuê hải quan

Tùy theo đặc điểm và loại hình hàng hóa, dịch vụ khai thuê hải quan được chia thành nhiều hạng mục khác nhau, bao gồm:

Khai báo hải quan cho hàng kinh doanh, hàng phi mậu dịch, hàng gia công và sản xuất xuất khẩu, đảm bảo hồ sơ chính xác và thông quan đúng tiến độ.

Hỗ trợ xin cấp giấy chứng nhận C/O (xuất xứ hàng hóa) và C/Q (chất lượng sản phẩm) nhằm đáp ứng các yêu cầu quản lý và ưu đãi thuế quan khi xuất nhập khẩu.

Dịch vụ khai thuê hải quan trọn gói, bao gồm toàn bộ quy trình từ tư vấn, khai báo, nộp thuế, thông quan đến giao hàng tận nơi.

Các dịch vụ hỗ trợ bổ sung như logistics, đóng gói hàng hóa, khử trùng, kiểm dịch… giúp tối ưu thời gian và chi phí trong toàn bộ chuỗi xuất nhập khẩu.

Lợi ích khi thuê dịch vụ khai hải quan chuyên nghiệp

Tiết kiệm chi phí

Nhiều doanh nghiệp nghĩ rằng tự khai báo hải quan sẽ giúp giảm chi phí, nhưng thực tế không phải vậy. Các công ty cung cấp dịch vụ khai thuê hải quan thường xử lý nhiều bộ tờ khai cùng lúc, nên chi phí cho việc làm thủ tục, đi lại và các phát sinh liên quan sẽ thấp hơn nhiều so với việc doanh nghiệp tự thực hiện vài tờ khai lẻ.

Tiết kiệm thời gian và nhân sự nội bộ

Với doanh nghiệp mới, việc tìm hiểu các quy định, thủ tục và giấy phép cần thiết để thông quan hàng hóa có thể rất tốn thời gian. Ngoài ra, việc phải trực tiếp đến các chi cục hải quan càng làm kéo dài quy trình. Các công ty logistics có chi nhánh gần cảng, khu công nghiệp hoặc chi cục hải quan tại các thành phố lớn, nhờ đó nhân viên khai thuê hải quan có thể hoàn tất thủ tục nhanh chóng, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian đáng kể.

Kinh nghiệm chuyên môn

Không phải mặt hàng nào cũng có thể thông quan dễ dàng nếu doanh nghiệp chưa nắm rõ quy định và giấy phép cần thiết. Các công ty logistics với nhiều năm kinh nghiệm, đã xử lý hàng trăm loại hàng hóa khác nhau, có thể giải quyết vấn đề một cách nhanh chóng, chính xác và hiệu quả, tránh những vướng mắc không cần thiết.

Giảm thiểu sai sót trong hồ sơ

Quy trình khai thuê hải quan chuyên nghiệp luôn bắt đầu bằng việc kiểm tra bộ hồ sơ xuất nhập khẩu: xem xét tính đầy đủ, chính xác và sự phù hợp của chứng từ. Ngược lại, nếu doanh nghiệp tự thực hiện, nhân viên chưa có kinh nghiệm có thể bỏ sót hoặc khai sai thông tin trên chứng từ, dẫn đến việc thông quan bị chậm trễ, mất nhiều thời gian và phát sinh chi phí bổ sung.

Một số thắc mắc liên quan đến dịch vụ khai thuê hải quan

Tại sao doanh nghiệp cần thuê khai hải quan?

Trong các công ty xuất nhập khẩu, thông thường sẽ có nhân sự hoặc bộ phận chuyên trách thực hiện việc kê khai hải quan cho từng lô hàng. Việc này nhằm quản lý số lượng, chất lượng hàng hóa và tạo thuận lợi cho các thủ tục thông quan, nộp thuế và các khoản phí liên quan. Đối với những doanh nghiệp không có đội ngũ chuyên trách hoặc thiếu kinh nghiệm, quá trình kê khai hải quan có thể gặp nhiều khó khăn, dẫn đến chậm trễ và tốn kém thời gian. Dịch vụ khai thuê hải quan ra đời để giải quyết vấn đề này, giúp doanh nghiệp hoàn tất thủ tục xuất nhập khẩu nhanh chóng, chính xác và giảm thiểu rủi ro.

Ai chịu trách nhiệm khi sử dụng dịch vụ khai thuê hải quan?

Theo quy định pháp luật, chủ lô hàng vẫn là người chịu trách nhiệm chính trong việc kê khai hải quan. Khi doanh nghiệp ủy quyền cho bên thứ ba thực hiện thủ tục, cần có giấy ủy quyền hoặc hợp đồng rõ ràng. Mặc dù chủ lô hàng vẫn là người chịu trách nhiệm cuối cùng, doanh nghiệp có quyền yêu cầu bên được ủy quyền bồi thường nếu xảy ra thiệt hại do sai sót trong quá trình khai thuê.

Thực tế, doanh nghiệp không nên hoàn toàn phó thác công việc cho đại lý khai thuê mà cần kiểm tra kỹ năng, tư cách pháp lý của đơn vị cung cấp dịch vụ. Đồng thời, hồ sơ hàng hóa nên được rà soát kỹ càng trước khi bàn giao, và nên giữ lại bản thử nghiệm tờ khai để kiểm tra tính chính xác trước khi nộp cơ quan hải quan.

Khi nào cần nộp hồ sơ khai hải quan?

Thời hạn nộp tờ khai hải quan được quy định cụ thể:

Với hàng xuất khẩu, tờ khai phải được nộp sau khi hàng tập kết tại địa điểm mà cơ quan khai báo yêu cầu, tối thiểu 4 giờ trước khi phương tiện vận chuyển xuất cảnh. Nếu sử dụng dịch vụ chuyển phát nhanh quốc tế, thời hạn là 2 giờ trước khi phương tiện xuất cảnh.

Với hàng nhập khẩu, tờ khai phải được nộp trước khi hàng đến cửa khẩu hoặc trong vòng 30 ngày kể từ khi hàng về đến cửa khẩu.

Mỗi tờ khai hải quan có giá trị trong 15 ngày kể từ ngày đăng ký.

Các chứng từ liên quan cũng có thời hạn nộp rõ ràng: hàng khai hải quan điện tử phải nộp giấy tờ sau khi cơ quan hải quan kiểm tra hồ sơ và hàng thực tế; với hàng khai trên tờ khai giấy, chứng từ phải nộp ngay khi đăng ký.

Cơ quan hải quan trả kết quả thông quan trong bao lâu?

Sau khi hồ sơ được nộp đầy đủ, cơ quan hải quan sẽ tiến hành kiểm tra hồ sơ và hàng hóa:

Kiểm tra hồ sơ hoàn tất trong vòng 2 giờ làm việc kể từ lúc nhận đủ bộ hồ sơ.

Kiểm tra hàng hóa thực tế hoàn tất trong vòng 8 giờ làm việc kể từ khi hàng được xuất trình. Với hàng hóa cần kiểm tra chuyên ngành về chất lượng, y tế, kiểm dịch hay an toàn thực phẩm, thời gian kiểm tra tính từ khi nhận kết quả kiểm tra chuyên ngành. Trường hợp lô hàng lớn, đa dạng hoặc quy trình phức tạp, thủ trưởng cơ quan hải quan có thể gia hạn, nhưng không quá 2 ngày.

Việc kiểm tra phương tiện vận chuyển được thực hiện kịp thời để đảm bảo xếp dỡ hàng xuất nhập khẩu, xuất nhập cảnh hành khách và giám sát hải quan theo quy định. Cơ quan hải quan cũng có thể thực hiện các thủ tục ngoài giờ, kể cả ngày nghỉ, ngày lễ, để đáp ứng nhu cầu của người kê khai và đơn vị khai thuê hải quan, tùy thuộc vào thực tế hoạt động tại địa bàn.

Kết luận

Khai thuê hải quan là giải pháp hiệu quả giúp doanh nghiệp rút ngắn thời gian thông quan, tối ưu chi phí và đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật. Bằng việc hợp tác với đơn vị chuyên nghiệp, doanh nghiệp có thể yên tâm tập trung vào hoạt động kinh doanh chính, đồng thời giảm thiểu rủi ro trong toàn bộ quá trình xuất nhập khẩu.

Navin Logistics – đối tác đáng tin cậy trong dịch vụ khai báo hải quan và vận chuyển quốc tế. Chúng tôi mang đến giải pháp logistics nhanh chóng, chuẩn xác và tối ưu cho mọi nhu cầu xuất nhập khẩu của doanh nghiệp. Liên hệ với chúng tôi ngay hôm nay để được hỗ trợ và mở ra cơ hội hợp tác bền vững!